← DATZ CONSULTINGOPERATIVITÀ · ORGANIZZAZIONE · HOTELComunicazione interna in hotel: come evitare informazioni perse e attività dimenticate
In hotel ogni giornata è fatta di decine di informazioni che devono passare rapidamente da una persona all'altra: richieste degli ospiti, camere da controllare, manutenzioni, pagamenti, segnalazioni, attività da completare e indicazioni per il turno successivo.
Il problema nasce quando queste informazioni viaggiano attraverso troppi strumenti diversi: messaggi WhatsApp, telefonate, fogli, quaderni, email o semplicemente comunicazioni a voce.
Finché tutto funziona, può sembrare sufficiente. Ma basta un cambio turno, una giornata particolarmente intensa o una persona assente perché qualcosa venga dimenticato.
IL PUNTO CHIAVEIl problema non è comunicare. È sapere cosa è stato fatto.
Dire a un collega che nella camera 205 c'è una lampadina da sostituire è semplice.
Il vero problema è sapere se qualcuno ha preso in carico la segnalazione, chi deve occuparsene, se l'intervento è stato effettuato e se il collega del turno successivo deve ancora fare qualcosa.
Lo stesso accade con una richiesta particolare di un ospite, una verifica amministrativa o qualsiasi altra attività che coinvolga più persone o reparti.
Quando manca un sistema condiviso, l'hotel dipende dalla memoria delle persone.
CHAT E MESSAGGIWhatsApp è veloce, ma non è un sistema operativo per l'hotel
Le chat sono estremamente comode per comunicare rapidamente, ma con l'aumentare dei messaggi diventa difficile distinguere una semplice informazione da un'attività che richiede un'azione.
Una segnalazione importante può essere seguita da decine di altri messaggi e scomparire rapidamente dalla conversazione.
“Qualcuno se ne è occupato?”
E spesso, per scoprirlo, bisogna chiedere nuovamente.
CAMBIO TURNOIl passaggio di consegne è uno dei momenti più delicati
Quando termina un turno non devono essere trasferite soltanto informazioni. Devono essere trasferite anche le attività ancora aperte.
Chi entra in servizio dovrebbe poter capire rapidamente cosa è successo, cosa è già stato risolto e cosa richiede ancora attenzione, senza dover ricostruire la giornata attraverso messaggi, fogli e comunicazioni verbali.
Un buon passaggio di consegne permette quindi di distinguere chiaramente cosa è successo, cosa è stato fatto, cosa rimane da fare, chi deve occuparsene e quali sono le priorità.
SEMPLIFICARECentralizzare non significa complicare il lavoro
La soluzione non è aggiungere un altro strumento che il personale deve ricordarsi di utilizzare.
Al contrario, un buon sistema operativo dovrebbe rendere più semplice ciò che già avviene quotidianamente.
Una segnalazione deve poter diventare un'attività. L'attività deve avere uno stato. Le persone devono poter vedere cosa è ancora aperto. Una volta completata, deve rimanere traccia di ciò che è stato fatto.
In questo modo l'informazione non appartiene più alla persona che l'ha ricevuta: diventa patrimonio operativo dell'hotel.
DALLA COMUNICAZIONE ALL'ORGANIZZAZIONEÈ anche da questa esigenza che nasce DATZ Task.
Non vuole sostituire il PMS e non vuole cambiare il modo in cui l'hotel gestisce prenotazioni e clienti.
Serve a organizzare quella parte del lavoro quotidiano che spesso rimane fuori dal PMS: comunicazioni interne, attività, passaggi operativi e storico delle operazioni.
Meno informazioni disperse, meno attività dimenticate e maggiore continuità tra persone e turni.
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